管理職のスケジュールは、自分の仕事から埋まるわけではありません。
まず入るのは、会議です。
次に、部下との面談や相談。
取引先との打ち合わせ。
他部署との調整や現場への訪問。
そうした予定を入れていくと、自分が進めたい仕事をする時間は、ほとんど残っていません。
資料を作る。
企画を考える。
数字を確認する。
今後の方針を整理する。
これらも管理職の仕事です。
けれど、自分一人でできる仕事は、いつも後回しになります。
私は最近、この状態に少し疲れています。
予定は、他人との約束から埋まる
会議や面談、取引先との約束には相手がいます。
そのため、先に時間を確保します。
一方、資料作成や企画には相手がいません。
少し遅れても、すぐに誰かが困るわけではない。
だから、空いた時間にやることになります。
ところが、その空き時間にも、急な相談や確認が入ります。
夕方になって、一日中働いていたのに、自分の仕事だけが残っていることがあります。
管理職が忙しいのは、単に仕事が多いからではありません。
自分で使える時間が、最初からほとんど残っていないからです。
会議は、予定表の時間だけでは終わらない
一時間の会議でも、必要なのは一時間だけではありません。
事前に資料を確認する。
話す内容を整理する。
終わった後に、決まったことを伝える。
必要なら、誰かに仕事を依頼する。
予定表には会議の時間しか表示されませんが、実際にはその前後にも時間を使っています。
会議と会議の間に少し空きがあっても、頭を切り替えているうちに終わります。
部下からの相談は、予定どおりには来ない
本当に対応が必要な相談は、予定表には入りません。
「少しよいですか」
「確認してほしいことがあります」
「現場で問題が起きました」
一つひとつは短くても、事情を聞き、状況を整理し、判断する必要があります。
相談が終わっても、すぐ元の仕事には戻れません。
何をしていたのかを思い出し、もう一度集中し直します。
この中断が何度も続くと、自分の仕事はなかなか進みません。
忙しいというより、決め続けることに疲れる
管理職は、細かな判断を求められます。
誰に任せるか。
注意するか、もう少し待つか。
取引先にどこまで説明するか。
例外を認めるか。
正解がはっきりしないことも多くあります。
判断にかかる時間は短くても、その結果に責任を持つのは管理職です。
一日中決め続けていると、夕方には頭が動かなくなります。
最近は、忙しいというより、決め続けることに疲れているのだと感じます。
自分の時間を自分で決められない
長く管理職を続けてきて、最近感じている疲れは、仕事そのものへの疲れとは少し違います。
会議に合わせる。
部下に合わせる。
取引先に合わせる。
問題が起きれば、予定を変えて対応する。
いつも誰かの予定や事情に合わせて動き続けることに、少し疲れているのだと思います。
管理職だから仕方がない。
そう言われれば、そのとおりかもしれません。
けれど、管理職が疲れ切るまで受け止め続ける仕組みは、長くは続きません。
まとめ
管理職が忙しいのは、仕事量が多いからだけではありません。
自分の予定を入れる前に、会議や部下、取引先の予定でスケジュールが埋まる。
わずかな空き時間にも、急な相談や判断が入る。
そして、自分の仕事はいつも最後に残ります。
忙しさを減らすために必要なのは、本人がさらに頑張ることではありません。
判断や責任、予定が、一人の管理職に集まりすぎない仕組みを作ることです。
管理職の疲れを、本人の能力不足や時間管理の問題だけで片づけてはいけないと思います。
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