「AIで会議資料も作れるらしいですね」
最近、そんな話を聞くことがあります。
確かにAIは便利です。
文章も書けます。
要約もできます。
資料の構成案も作れます。
では、本当に会議資料を丸ごと作れるのでしょうか。
私自身も管理職として会議資料を作る機会があります。
実際に使ってみると、答えは少し違いました。
AIは資料を作る道具というより、会議の論点を整理する道具だと感じています。
私が実際にやっていること
私は定期的に部下からレポートを提出してもらっています。
現場で起きていること。
うまくいったこと。
課題になっていること。
改善提案。
内容はさまざまです。
以前は、それらを一つひとつ読みながら、自分の頭の中で整理していました。
もちろん今でもすべて目を通します。
けれど最近は、その前段階でAIを活用することがあります。
提出されたレポートをまとめて分析し、
共通する課題は何か。
成功事例は何か。
どこに温度差があるのか。
会議で議論すべき論点は何か。
そうした整理を行っています。
複数の長文レポートを一度に読み込み、全体の傾向を整理するには、それなりの処理能力が必要です。
私がChatGPT Plusに課金している理由の一つも、こうした実務で安定して使いたいからです。
無料版と有料版の違いについては、こちらの記事に詳しく書いています。
「ChatGPT Plusは月額料金の元が取れるのか？50代管理職が使って感じたこと」
誰が書いたレポートかに左右されてしまう
正直に言うと、私も人間です。
部下のレポートを読む時、どうしても「誰が書いたのか」に影響されます。
普段から信頼している人のレポートは前向きに読んでしまう。
逆に、課題を感じている人のレポートは厳しく見てしまう。
管理職だからといって、完全に公平ではいられません。
良い悪いの話ではなく、人間である以上、ある程度は避けられないことだと思います。
だからこそ、AIを使う価値があります。
AIは人間関係を知りません。
社歴も知りません。
好き嫌いもありません。
書かれている内容そのものを整理します。
もちろん最終判断は私が行います。
けれど、一度フラットな状態で整理された情報を見ることで、自分の見方を補正できることがあります。
これは想像以上に大きな効果でした。
AIが見せてくれるもの
面白いのは、個別のレポートを読んでいるだけでは見えなかった傾向が見えてくることです。
複数の社員が同じ課題を挙げている。
一部の社員だけが別の視点を持っている。
成功事例が特定の条件に集中している。
管理職はどうしても個別事例に目が向きます。
AIは全体傾向を見ることが得意です。
木を見ながら森も見る。
まさにそのような感覚です。
会議資料は最後に作る
実は、資料作成そのものにはそれほど時間はかかりません。
本当に難しいのは、
何を議論するのか。
何を決めるのか。
です。
私はレポート分析のあと、
「この内容から会議で議論すべき論点を整理してください」
とAIに相談することがあります。
すると、
優先順位
課題
確認事項
意思決定事項
などが整理されます。
そこから会議資料を作ります。
資料は目的ではありません。
会議の質を上げるための手段です。
AIだけではできないこと
もちろんAIだけで会議はできません。
現場の空気。
組織の歴史。
人間関係。
数字の背景。
そうしたものはAIには分かりません。
だから最終判断は人間が行います。
けれど、
大量の情報を整理する。
論点を見つける。
会議の地図を作る。
そこでは非常に大きな力を発揮します。
【まとめ】
AIで会議資料は作れます。
けれど本当に価値があるのは、資料そのものではありません。
部下のレポートを分析すること。
共通課題を見つけること。
論点を整理すること。
そして会議で何を議論すべきかを明確にすることです。
私がAIを使う理由も同じです。
資料作成を楽にするためではありません。
考える時間を増やすためです。
管理職の仕事は、資料を作ることではありません。
意思決定をすることです。
AIは、そのための良い相棒になってくれると感じています。
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